KVKK danışmanlığı nereden başlar?
KVKK danışmanlığı, yalnız bir gizlilik metni hazırlanması değildir. Önce işletmenin hangi kişisel verileri, kimlerden, hangi amaçlarla topladığını; kimlerle paylaştığını ve nerede sakladığını anlamak gerekir. İnternet sitesi, çalışan işlemleri, müşteri ilişkileri ve kullanılan yazılım hizmetleri bu incelemenin farklı parçalarıdır.
Çalışmayı kurumun faaliyet alanına ve gerçek veri akışına göre planlarız. Mevcut belgeler ile fiili uygulamanın uyumunu inceler, eksik başlıkları ve öncelikli adımları belirleriz. Teknik güvenlik önlemlerinin uygulanması gerektiğinde kurumun teknik ekibiyle birlikte çalışılacak konular ayrıca tanımlanır.
Çalışma kapsamımız
- Kişisel veri işleme faaliyetlerinin ve alıcı gruplarının envanter çalışması.
- Aydınlatma metinleri, gerekli rıza süreçleri ve başvuru yöntemlerinin değerlendirilmesi.
- Çalışan, müşteri ve tedarikçi ilişkilerindeki veri işleme hükümlerinin incelenmesi.
- Saklama, silme ve erişim yetkilerinin hukuki süreçlerle birlikte ele alınması.
- VERBİS yükümlülüğü ve istisna durumunun kuruma özel değerlendirilmesi.
- Yurt içi ve yurt dışı veri aktarımı ile kullanılan hizmet sağlayıcıların incelenmesi.
- İlgili kişi başvuruları ve veri ihlali durumlarına hazırlık; çalışan farkındalık çalışmaları.
Hangi bilgilerle başlamalıyız?
Kullanılan uygulama ve hizmetlerin listesi, örnek sözleşmeler, mevcut politikalar, çalışan ve müşteri süreçleri ile veri saklama düzeni başlangıç için yararlıdır. Görüşmenin ilk aşamasında ham müşteri veya personel verilerinin tamamını göndermeniz gerekmez. İhtiyaç duyulan örnekler ve güvenli paylaşım yöntemi kapsam belirlendikten sonra planlanır.
Çalışmanın çıktıları ve takibi
İnceleme sonunda ihtiyaca göre süreç envanteri, metin ve sözleşme önerileri, görev dağılımı ve uygulanacak adımlar hazırlanabilir. Teslim edilen bir belge tek başına tüm kurumun uyumlu hale geldiği veya resmî bir onay alındığı anlamına gelmez. Uygulamadaki değişiklikler, yeni yazılımlar ve yeni veri toplama faaliyetleri düzenli gözden geçirme gerektirebilir.
Sık sorulan sorular
Hazır bir aydınlatma metni kullanmak yeterli midir?
Metnin veri sorumlusu, amaçlar, alıcılar, toplama yöntemi, hukuki sebep ve ilgili kişinin hakları bakımından gerçek uygulamayı açıklaması gerekir. Metin ve işlem akışı birlikte değerlendirilir.
Her işletmenin VERBİS kaydı zorunlu mudur?
Yükümlülük ve olası istisnalar kurumun koşulları ile güncel düzenlemelere göre incelenir. Bir işletme için yapılan değerlendirme başka bir kurum için doğrudan kullanılamaz.
Bir yazılımı kullanmak veri aktarımı bakımından yeterli güvence sağlar mı?
Sağlayıcının sözleşmeleri, veri işleme konumları, alıcıları ve ilgili hukuki şartlar ayrıca değerlendirilmelidir. Bilişim Hukuku çalışması sözleşme ve hizmet boyutunu destekler.
Resmî bilgi kaynakları
Aydınlatmanın kapsamı için Kişisel Verileri Koruma Kurumunun aydınlatma rehberini, aktarım başlığı için yurt dışına aktarım açıklamalarını inceleyebilirsiniz. Genel bilgiler somut veri işleme sürecinin hukuki incelemesi yerine geçmez.